Với sự phát triển của các nền tảng học trực tuyến, việc tiếp cận các nguồn tài nguyên, tri thức mới đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Để hỗ trợ cho việc học tập của nhân viên, nhiều công ty thậm chí cung cấp tài khoản học trực tuyến để nhân viên thoải mái truy cập các khóa học phù hợp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua một “nguồn kiến thức” rất quan trọng khác, đó là kiến thức đến từ chính những nhân viên đang làm việc tại công ty.
Chia sẻ kiến thức nội bộ giúp thúc đẩy sự hợp tác, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và đẩy nhanh quá trình học tập và phát triển giữa các nhóm.
Trong bài viết này, PITO sẽ cùng bạn khám phá tầm quan trọng của hoạt động chia sẻ kiến thức ở nơi làm việc, đồng thời cung cấp giải pháp giúp khai thác tiềm năng của nguồn nhân lực hiện có.
Hoạt động chia sẻ kiến thức là gì?
Chia sẻ kiến thức là hành động trao đổi thông tin, kiến thức chuyên môn, ý tưởng, kinh nghiệm giữa các cá nhân hoặc đội nhóm trong một tổ chức. Mục đích là để nâng cao sự hiểu biết và năng lực làm việc của cả tập thể.
Các buổi chia sẻ có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ là nói chuyện gặp gỡ thông thường, trong buổi đào tạo thường niên, hoặc dưới dạng tài liệu hoặc kiến thức trực tuyến. Hoạt động này không chỉ đơn thuần giúp thúc đẩy đổi mới mà còn tăng cường sự thấu hiểu đội nhóm, tinh thần hợp tác, và trên hết là phát triển tổ chức.
Trái ngược với tinh thần chia sẻ kiến thức là hành động tích trữ thông tin. Đây là khi một cá nhân giữ kín thông tin và kiến thức, không chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm. Dẫn đến sự phụ thuộc quá mức vào người đó, gây ảnh hưởng đến chức năng hợp tác tổng thể.
Ngoài ra, một số cá nhân lưu giữ thông tin cho riêng mình vì chưa được đào tạo để chia sẻ thông tin một cách hợp lý, không biết tận dụng công nghệ hoặc không biết cách kết nối với đồng nghiệp khác. Một công ty không có văn hóa chia sẻ thông tin cũng khiến các thành viên ngần ngại chia sẻ.
Chính vì thế, nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức có thể là giải pháp khắc phục những trở ngại trên. Nó đảm bảo rằng kiến thức sẽ được truyền tải xuyên suốt các bộ phận của công ty.
5 lợi ích của văn hóa chia sẻ kiến thức
- Khuyến khích hợp tác và giao tiếp: Thiết lập quy trình chia sẻ kiến thức giúp các thành viên khác hiểu được quy trình làm việc trong các đội nhóm, từ đó thúc đẩy quy trình làm việc suôn sẻ hơn. Mỗi khi có vấn đề xảy ra, team chuyên môn sẽ không mất nhiều công sức để giải thích lại từ đầu các quy trình.
- Giảm chi phí đào tạo: Nếu không nắm được các thông tin cần thiết từ các đội nhóm khác, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian hơn với dự án và kéo dài tiến độ. Chia sẻ kiến thức giúp đơn giản hóa quá trình này.
- Hệ thống hóa kiến thức: Việc chia sẻ kiến thức giúp người chia sẻ có cơ hội hệ thống và xem xét lại những gì họ đang làm, từ đó giúp chính bản thân họ ghi nhớ kiến thức lâu hơn.
- Thúc đẩy đổi mới và cải tiến: Khi đã hệ thống hóa kiến thức, nhân viên có thể nhìn ra được những điểm bất cập trong cách làm việc cũ và tiến hành điều chỉnh. Đây là tiền đề cho những ý tưởng đổi mới hiệu quả hơn trong tương lai.
- Tìm kiếm giải pháp nhanh chóng: Khi kiến thức tập trung ở một “kho lưu trữ”, các nhân viên có thể truy cập và tự mình thực hiện các task. Điều này làm giảm sự phụ thuộc vào một cá nhân nhất định.
7 cách giúp phát triển văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức
Theo một cuộc khảo sát năm 2020 từ Deloitte, 75% công ty đồng ý rằng chia sẻ kiến thức là “quan trọng hoặc rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức”. Tuy nhiên, chỉ có 9% cảm thấy sẵn sàng thực hiện quy trình chia sẻ kiến thức trong tổ chức của mình. Vậy hãy để PITO gợi ý cho bạn cách cách phát triển văn hóa chia sẻ thông tin và kiến thức:
1. Thuê nhân viên chuyên phụ trách hoạt động quản lý kiến thức
Sự cần thiết của vai trò này sẽ tùy thuộc vào quy mô, ngân sách hoặc mục đích của mỗi tổ chức. Một số công ty sẽ để bộ phận Nhân sự đảm trách luôn công việc quản lý và chia sẻ kiến thức. Nhưng các công ty lớn có thể thuê một chuyên viên quản lý kiến thức chuyên biệt, như nhân viên bộ phận L&D. Những người này sẽ thực hiện các đầu việc như:
- Phát triển hệ thống hay nền tảng chia sẻ kiến thức để lưu trữ và truy xuất thông tin hiệu quả
- Là người đi tiên phong trong các sáng kiến chia sẻ kiến thức
- Có thể kết nối các đội nhóm khác nhau trong công ty
- Quản lý lịch đào tạo phù hợp
- Xác định lỗ hổng kiến thức hay lỗ hổng kỹ năng trong tổ chức.
2. Đầu tư một phần mềm quản lý kiến thức
Hãy cố gắng đầu tư cho một hệ thống quản lý kiến thức chặt chẽ. Hệ thống này đáp ứng được những tiêu chí như:
- Cho phép bạn linh hoạt tạo, truy xuất và tìm kiếm thông tin.
- Được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng để tất cả các phòng ban không khó làm quen với công cụ: đôi khi, bạn sẽ phải tạo các thông tin hướng dẫn sử dụng tài liệu (in-app tutorial). Hãy tìm kiếm các công cụ hỗ trợ bạn tạo các hướng dẫn này dễ dàng.
Hiện nay, có một số phần mềm được nhiều tổ chức lựa chọn như:
- Dành cho tập đoàn, doanh nghiệp: SAP, Oracle, Microsoft SharePoint.
- Dành cho công ty nhỏ, start up: Notion, Helpjuice.
- Tổ chức phi chính phủ: KMS-Go, Document360.
3. Xây dựng các bản hướng dẫn nội bộ về việc viết và chia sẻ kiến thức
Tổ chức cần có một “khung sườn” hay các quy định về việc xây dựng kiến thức trên nền tảng học tập chung. Nhân viên có thể dựa vào đó để biết cần tập trung vào mảng nào, sau đó họ tự biết cách sắp xếp dữ liệu phù hợp.
Những hướng dẫn này cần được viết đơn giản, trực quan (có thể đính kèm phần hình ảnh hướng dẫn). Cụ thể, các thông tin cần thiết gồm:
- Những loại kiến thức mà nhân viên có thể chia sẻ
- Cấu trúc viết bài hay format viết bài với một số loại kiến thức cụ thể
- Nguyên tắc đặt tên cho tệp tin (để dễ truy xuất, tìm kiếm)
- Các lưu ý khi cập nhật, bổ sung kiến thức vào tài liệu cũ
- Hướng dẫn định dạng cho tài liệu
- Cách chèn hình ảnh và video vào tài liệu
4. Khuyến khích nhân viên ghi thêm cả quy trình tạo các bản hướng dẫn
Chúng ta thường nói về sản phẩm cuối cùng mà bỏ quên quy trình xây dựng nó. Tuy nhiên, quy trình này cũng rất quan trọng vì nó cho thấy cách mà nhân viên tư duy, tìm kiếm hay tổng hợp thông tin.
Người quản lý hệ thống chia sẻ kiến thức nên yêu cầu nhân viên ghi chép lại quy trình này (có thể giống như một dạng nhật ký) để hiểu về cách họ làm việc. Nếu có quy trình nào rườm rà, hãy giúp họ nhận diện và cải thiện. Nếu có quy trình nào tinh gọn, hiệu quả, hãy giới thiệu để các đội nhóm khác có thể học tập.
Nhìn chung, quy trình này còn giúp nhân viên tăng tính chủ động trong việc thu thập và chia sẻ kiến thức.
5. Kết nối mọi người qua các hoạt động Happy Hour sáng tạo
Yếu tố chủ chốt trong văn hóa chia sẻ kiến thức chính là yếu tố con người. Vì thế, đừng quên đầu tư cho sự kết nối giữa các nhân viên. Một khi kết nối được với các thành viên khác nhóm, các cá nhân sẽ có tích luỹ được động lực và tinh thần tự tin để chia sẻ kiến thức hơn.
Bạn có thể nghĩ đến các hoạt động Happy Hour với bữa tiệc văn phòng đa dạng hình thức như tiệc Tea Break, tiệc Finger Food. Các loại tiệc này thường nhanh gọn, không yêu cầu nhiều dao dĩa lỉnh kỉnh, vì thế mọi người cũng có cơ hội đi lại trong văn phòng và giao lưu với nhau.
Ngoài ý tưởng về ăn uống, bạn có thể tạo các câu lạc bộ sách để nhân viên cùng thảo luận về sở thích cá nhân, tổ chức hoạt động ngoại khóa để nhân viên gần gũi, gắn kết hơn.
6. Nhân viên mới được mentor hỗ trợ
Hoạt động onboarding cũng được coi là một phần của văn hóa chia sẻ kiến thức. Nhân viên mới cần có quyền truy cập vào những thông tin cần thiết ngay từ đầu. Đối với những thắc mắc khác, họ cần có một mentor hỗ trợ. Người mentor này không nhất thiết phải là quản lý mà có thể là nhân viên lâu năm làm việc tại công ty. Sự hỗ trợ liên tục cho phép nhân viên nhanh chóng thích ứng với tổ chức, không làm gián đoạn quy trình làm việc của cả nhóm.
7. Khen thưởng nhân viên
Để tạo động lực cho nhân viên chia sẻ kiến thức, người quản lý cần tạo ra một hệ thống khen thưởng dựa trên nhiều tiêu chí. Có thể là khen thưởng cho nhân viên có nhiều ý tưởng cải tiến nhất, khen thưởng nhân viên có ý tưởng xuất sắc nhất, khen thưởng nhân viên tích cực chia sẻ hoặc hoàn thành nhiều khóa học nhất. Tuy nhiên, tất cả những người đã từng đóng góp cho văn hóa chia sẻ kiến thức đều xứng đáng được khen thưởng.
Văn hóa chia sẻ kiến thức thường chưa được các công ty đánh giá đúng tầm quan trọng, đặc biệt là các công ty mới thành lập và chưa hình thành quy trình làm việc rõ ràng. Nhưng một khi đã xây dựng được văn hóa này, tổ chức của bạn có thể đi nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một sự đầu tư nghiêm túc, lâu dài và chỉnh sửa, cập nhật liên tục.
