Nếu tự tổ chức tiệc Tea Break thì mọi thứ sẽ trong tầm kiểm soát của bạn. Bạn tự do lựa chọn menu tiệc, chủ động cân đối ngân sách và tạo được ấn tượng với thực khách. Song việc này có nhiều rủi ro và cần sự chuẩn bị chu đáo với những cách làm hợp lý.
PITO gợi ý 3 bước quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đơn giản hoá quy trình tự tổ chức tiệc Tea Break tại văn phòng nhưng vẫn vui vẻ và gắn kết nội bộ.
1. Trước thời gian diễn ra tiệc Tea Break
Tea break là hình thức tiệc nhẹ, thường diễn ra trong vòng 30 – 45 phút với các món bánh, trái cây, nước uống tùy theo đặc điểm sự kiện và nhu cầu thực khách. Nếu tự tổ chức tiệc Tea Break, bạn phải chuẩn bị tất cả các bước. Trước thời gian diễn ra tiệc, ít nhất 10 ngày bạn cần xác định rõ:
- Mong muốn, mục đích khi tổ chức tiệc Tea Break.
- Đối tượng tham dự và chuẩn bị thư mời.
- Địa điểm, thời gian tổ chức tiệc.
- Định hướng chủ đề tiệc để chuẩn bị phần trang trí, các dụng cụ bày tiệc…
- Liên hệ nhà hàng, cửa hàng bánh, nước để chọn menu tiệc Tea Break phù hợp.
Trước 24 giờ:
Vì là người “không chuyên” tự tổ chức tiệc Tea Break do đó quá trình chuẩn bị thường tốn nhiều thời gian hơn. Để hạn chế rủi ro, bạn nên chuẩn bị không gian tiệc trước 1 ngày tổ chức. Nếu bày tiệc ngay phòng họp hoặc quầy pantry trong văn phòng, bạn cần làm một số việc sau:
- Sắp xếp bàn ghế gọn gàng, ưu tiên sử dụng bàn dài, rộng để bày tiệc. Nếu lượng khách đông bạn lưu ý bày thức ăn đều khắp bàn, tránh trường hợp chờ đợi hay chen lấn.
- Chụp hình hiện trạng những đồ vật, bàn ghế có sự thay đổi vị trí hay sắp xếp, để sau tiệc bạn có thể sắp xếp lại như ban đầu.
- Kiểm tra các dụng cụ trang trí, dụng cụ bày tiệc và các loại dĩa, nĩa, ly uống nước… đảm bảo đủ với số lượng khách dự tiệc (với dụng cụ ăn, cần chuẩn bị dự phòng, ít nhất 5 bộ).
- Liên hệ với các đơn vị đã đặt món ăn để chắc chắn họ vẫn nhớ đơn hàng và thời gian nhận hàng của bạn.
2. Trong thời gian diễn ra tiệc Tea Break
Khi tự tổ chức tiệc Tea Break giai đoạn vất vả nhất là thời gian diễn ra tiệc. Bấy giờ, HR, Admin hoặc người tổ chức cần thực hiện một số việc sau để đảm bảo bữa tiệc suôn sẻ:
Nhận và kiểm tra các đơn hàng đã đặt
Vì menu tiệc Tea break thường có nhiều loại thức ăn, đồ uống khác nhau, được mua từ nhiều nhà hàng, đơn vị, PITO gợi ý bạn khi đặt cần ghi rõ danh sách để lúc nhận hàng tiện kiểm tra, đảm bảo đủ số lượng và đúng các món ăn đã đặt.
Bày trí bàn tiệc Tea Break
Điểm thu hút của tiệc Tea Break không chỉ nằm ở món ăn mà còn thể hiện qua cách bày trí, sắp xếp chúng trên bàn tiệc. Để bàn tiệc tại văn phòng sang trọng, đúng chuẩn Tea Break bạn nên chuẩn bị trước một chủ đề, phong cách hoặc tone màu chủ đạo… phù hợp với nội dung chính của sự kiện.
Từ đó, kiểm tra lại các dụng cụ, các món có sẵn tại văn phòng, nếu thiếu hoặc không có bạn liên hệ thuê từ các đơn vị tổ chức tiệc, các nhà hàng, cửa hàng bánh…
Phục vụ tiệc
Tiệc Tea Break vốn là hình thức tiệc tự phục vụ, thực khách tự đến khu vực tiệc và chọn các món ăn mình yêu thích.
Tuy nhiên, để bữa tiệc chuyên nghiệp và chỉn chu hơn, bạn nên sắp xếp một người phục vụ để hỗ trợ khách khi cần, dọn dẹp các dĩa, khay thức ăn trống, bổ sung thêm thức ăn…
Với những bữa tiệc nhỏ, phục vụ nhân viên trong phòng dịp Happy Hour, đào tạo nội bộ…người phục vụ có thể là người tổ chức, giữ nhiệm vụ quan sát, trò chuyện, kết nối nhân viên.
3. Kết thúc tiệc Tea Break
Nếu bạn tổ chức tiệc ngay tại văn phòng, phòng họp, quầy pantry và thuê các dụng cụ bên ngoài thì kết thúc tiệc cũng là lúc bạn “trả mọi thứ về chỗ cũ”. Bạn lưu ý thực hiện theo thứ tự các bước dọn dẹp từ nhỏ đến lớn:
- Trước tiên, bạn dọn tất cả đồ trang trí và chén dĩa.
- Bàn ghế, đồ nội thất.. trả lại vị trí cũ.
- Dọn những đồ vật trang trí lớn như backdrop, cổng chào…
- Tập kết những món đồ thuê bên ngoài về một điểm, đóng thùng và dán nhãn, sau đó gọi người lên nhận về.
Một lưu ý nhỏ, sau tiệc bạn có thể làm một khảo sát ngắn nhờ các nhân viên tham gia tiệc điền vào. Khảo sát này có thể có các ý trắc nghiệm như:
- Bạn đánh giá tiệc Tea Break hôm nay đạt mấy điểm (trên thang điểm 10)?
- Bạn thích món ăn, đồ uống nào nhất trong tiệc?
- Có món nào khiến bạn dị ứng không?
- Bạn thích điểm nào trong phần trang trí không gian và bàn tiệc?
- Trong những buổi tiệc sắp tới, bạn mong muốn điều gì?
Với kết quả thu được bạn có thể rút kinh nghiệm hoặc có thêm ý tưởng, hiểu hơn về mong muốn, sở thích, nguyện vọng của nhân viên để những lần sau bạn tự tổ chức tiệc Tea break hiệu quả, đúng nhu cầu của thực khách hơn. Chúng tôi cũng đã tổng hợp những lưu ý khi tổ chức tiệc Tea Break cho bạn tham khảo để tránh những sai lầm đáng tiếc.
5 rủi ro cần dự phòng khi tự tổ chức tiệc Tea Break
1. Thực đơn không phù hợp không khí của sự kiện
Đây là câu hỏi thu hút nhiều lượt tìm kiếm trên Google bởi thuật ngữ còn khá mới tại nước ta, nhiều người đã nghe qua, đã biết nhưng hiểu tường tận thì quả thật là khó.
Tea Break vốn là tiệc nhẹ, tiệc ngọt, tiệc trà… theo cách gọi thuần Việt, thường tổ chức trong giờ giải lao của các buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp hoặc buổi làm việc dài nhằm giúp thực khách bổ sung năng lượng, tái tạo tinh thần. Do đó, menu tiệc Tea Break cần đáp ứng được mục đích này.
Menu tiệc Tea Break thường gồm các món bánh ngọt, bánh mặn, trái cây và các loại nước ép, trà, cafe. Các món ăn được bày trên bàn tiệc có kích thước nhỏ gọn, vừa một lần ăn, đảm bảo cung cấp dinh dưỡng, giúp thực khách tái tạo năng lượng sau một khoảng thời gian làm việc tập trung.
Biết những yếu tố cơ bản như thế, bạn dễ dàng lên menu của bữa tiệc, tránh các rủi ro như chọn món chính, món nước rườm rà, sử dụng bia, rượu trong tiệc hoặc bày biện nhiều loại dụng cụ ăn, khiến khách khó sử dụng.
2. Đơn hàng giao trễ hoặc thiếu món ăn
Với bàn tiệc dao động từ 5 – 10 món bánh Tea Break như bánh ngọt, bánh mặn, trái cây, nước uống, người tổ chức tiệc thường đặt từ những đơn vị khác nhau. Vì yếu tố khách quan như trời mưa, kẹt xe, địa điểm đặt hàng, người giao hàng sẽ giao bánh với những khoảng thời gian khác nhau và giao hàng trễ là rủi ro cần được dự phòng trước.
Mặt khác, nếu đơn hàng số lượng lớn với các món bánh nhỏ như các loại cupcake, bánh tart hoặc trái cây việc kiểm tra để đảm bảo đủ số lượng mất khá nhiều thời gian. Vì vậy, đôi khi người tổ chức nhận hàng luôn, khi bày bàn tiệc mới nhận ra thiếu món ăn.
Để hạn chế rủi ro, bạn cần đặt trước giờ diễn ra tiệc từ 45 – 60 phút hoặc cân nhắc khoảng cách giữa văn phòng của bạn và nhà hàng, cửa hàng bánh, bếp, khoảng cách càng xa bạn càng dự trù thời gian dài. Đồng thời, để bữa tiệc trọn vẹn bạn có thể đặt dự phòng thêm tối thiểu 5 phần (hoặc tuỳ vào ngân sách) thức ăn và dụng cụ ăn.
3. Chất lượng món ăn không đảm bảo
Hầu hết các sự kiện từ lớn đến nhỏ, nếu có đãi tiệc thì chất lượng món ăn, an toàn vệ sinh thực phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Bởi đã có nhiều trường hợp ngộ độc thực phẩm sau khi dự tiệc. Do vậy, là người tổ chức, bạn cần đảm bảo vấn đề này bằng cách lựa chọn các địa điểm đặt món ăn uy tín, là các nhà hàng, cửa hàng có thương hiệu, được khách hàng tin tưởng sử dụng.
Nếu đặt từ những nhà hàng hay đơn vị tiệc Tea Break bạn mới biết, đặc biệt là đặt qua mạng, bạn nên yêu cầu họ cung cấp giấy vệ sinh an toàn thực phẩm và cam kết về nguồn gốc nguyên liệu, chất lượng sản phẩm qua hợp đồng.
4. Phát sinh thêm chi phí
Khi tổ chức sự kiện, tổ chức tiệc, dù lớn dù nhỏ thì vấn đề nguồn lực gồm công sức, thời gian, chi phí nên là yếu tố bạn cần cân nhắc. Với tiệc Tea Break tại văn phòng, quy mô thường không lớn, dao động trong khoảng 20 – 40 nhân viên tham dự. Do đó, chi phí phát sinh thường nằm ở một số yếu tố như đặt thêm thức ăn, đồ uống dự phòng; phí giao hàng tăng do ảnh hưởng của thời tiết hoặc các món đồ trang trí nhỏ…
Cách giải quyết hợp lý trong trường hợp này là dự phòng và trừ hao. Trong bảng dự toán chi phí tổ chức tiệc Tea Break, bạn thêm 5 – 10% phí phát sinh, hỗ trợ cho những tình huống ngoài kế hoạch.
5. Tốn nhiều thời gian
Với những điều PITO gợi ý, tuy thực hiện trong 3 giai đoạn với một số bước đơn giản nhưng chắc rằng sẽ tốn của bạn kha khá thời gian từ chuẩn bị đến đãi tiệc và báo cáo kết quả với cấp trên.
Nếu lần đầu tổ chức tiệc, việc tìm kiếm các nhà hàng phù hợp và xây dựng menu hoàn chỉnh là giai đoạn cần nhiều thời gian nhất. Để khắc phục vấn đề này bạn có thể tham khảo menu mẫu được các dịch vụ Catering đăng công khai trên website, diễn đàn về tổ chức tiệc để chọn một menu phù hợp, áp dụng trực tiếp cho công ty.
Một số việc trước tiệc như sắp xếp, trang trí khu vực tổ chức, bày thức ăn… bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp, đẩy nhanh tiến độ trong khoảng thời gian ngắn hơn. Để tránh cập rập bạn nên dự phòng ít nhất 30 phút cho mỗi giai đoạn trước, trong và sau tiệc.
Nhìn chung việc tự tổ chức tiệc Tea Break với những người đã có kinh nghiệm và có các địa chỉ đặt món thân thiết thì đơn giản, tiết kiệm và hiệu quả. Song với một “amateur” lần đầu thực hiện sẽ không tránh khỏi lúng túng, khó khăn. PITO hy vọng những điều vừa chia sẻ có thể giúp bạn tự tin làm chủ bữa tiệc Tea Break sắp tới của công ty.
Nếu vẫn còn phân vân về cách tổ chức, về menu tiệc Tea Break bạn liên hệ thêm các đơn vị Catering để được tư vấn và đặt tiệc Tea Break tận nơi tiện lợi nhé!
