10 bước xây dựng chiến lược L&D hiệu quả trong năm 2024

Chiến lược Học tập và Phát triển là gì?

Chiến lược Học tập và Phát triển (L&D - Learning and Development) là một bản kế hoạch được xây dựng một cách hệ thống và toàn diện tập trung vào cách tổ chức đào tạo, phát triển năng lực nhân viên, đồng thời thúc đẩy văn hoá học tập liên tục của các cá nhân. Chiến lược này cần xác định được nhu cầu học tập của các nhân viên và đưa ra sáng kiến giải quyết nhu cầu đó.

Một chiến lược L&D tốt bao gồm nhiều phương pháp học tập, cách tiếp cận và nguồn tài nguyên khác nhau để hỗ trợ sự phát triển của nhân viên, thúc đẩy thành công của tổ chức. Nó bao gồm nhiều yếu tố, như mục tiêu học tập, lộ trình đào tạo và các phương pháp đánh giá đào tạo. Nhưng quan trọng nhất, nó cần phù hợp với điều kiện thực tế của tổ chức.

Mỗi một doanh nghiệp đều có những nhu cầu, phương pháp riêng tùy theo mô hình và mục tiêu của công ty, tuy nhiên vẫn sẽ có những bước cơ bản và những lưu ý quan trọng, giúp chiến lược L&D được triển khai hiệu quả. Dưới đây, PITO tổng hợp từ các khảo sát, nghiên cứu uy tín để đem tới cho bạn những thông tin giá trị nhất.

10 bước giúp các tổ chức xây dựng chiến lược L&D hiệu quả hơn

1. Hiểu chiến lược kinh doanh của tổ chức

Giống như tất cả các chiến lược khác của công ty, bộ phận phụ trách hoạt động L&D luôn cần nắm được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp để điều chỉnh chiến lược L&D sao cho phù hợp. Với một định hướng bám sát trọng tâm ngay từ đầu, bạn sẽ xác định được cách tiếp cận các chương trình tái đào tạo (reskilling) và nâng cao năng lực (upskilling) đạt được ROI đào tạo.

ROI (Return on Investment), tạm gọi là tỷ suất lợi nhuận đầu tư hoặc lợi nhuận đầu tư. Trong hoạt động L&D, ROI được coi là một phép đo hiệu quả của hoạt động đào tạo dựa trên lợi nhuận thu được so với số tiền và nguồn lực đã đầu tư vào quá trình đào tạo đó.

Ví dụ: Tập đoàn X đặt mục tiêu dẫn đầu công nghệ thông qua hoạt động đổi mới và mở rộng thị trường. Team L&D, để xây dựng chiến lược phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, sẽ ưu tiên các kỹ năng liên quan đến tiến bộ công nghệ và hợp tác đa chức năng (cross-functional collaboration).

Các loại hình đào tạo phù hợp có thể là:

• Workshop công nghệ: Những buổi gặp mặt, trao đổi để cập nhật về xu hướng công nghệ mới nổi.
• Đào tạo đa chức năng: Xây dựng kỹ năng để hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban khác nhau.
• Phát triển nền tảng học tập: Xây dựng nguồn tài nguyên học tập đa dạng để nhân viên có cơ hội nâng cao kỹ năng liên tục. 

2. Làm rõ vai trò và người phụ trách xây dựng L&D

Trước khi bắt tay vào phát triển chiến lược L&D của công ty, bộ phận Nhân sự cần xác định ai sẽ giữ nhiệm vụ hoặc có trách nhiệm phối hợp để cùng xây dựng ý tưởng L&D. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xác định ai giữ vai trò L&D thường khá khó khăn. Đôi khi, đây “mặc định” được coi là nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự.

Thực ra, nhiệm vụ hỗ trợ xây dựng L&D cũng có thể giao cho quản lý các bộ phận. Tuy nhiên, hiệu quả tối đa vẫn là khi công ty xây dựng một phòng ban riêng chịu trách nhiệm về L&D.

Theo báo cáo của LinkedIn Workplace Learning (năm 2022), hậu COVID, nhiều tổ chức đã “chịu khó” đầu tư hơn cho đội ngũ L&D để xây dựng chiến lược phát triển dài hơi. Trong thời kỳ khó khăn, sự đổi mới và kịp thời thích nghi của tổ chức chính là chìa khóa để tồn tại. Vì thế, dù tình hình thị trường có biến động, nhiều công ty vẫn không ngại đầu tư cho bộ phận L&D.

Nhưng dù ai chịu trách nhiệm chính, nên cố gắng tích hợp ý kiến đóng góp của các cá nhân đến từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức. Điều này cho phép bạn thu thập đầy đủ nhu cầu về nâng cao kỹ năng, cũng như có được sự đồng thuận liên tổ chức, hạn chế rủi ro bất đồng ý kiến.

3. Đặt mục tiêu đào tạo L&D rõ ràng

Sau khi phân công trách nhiệm công việc và hiểu rõ mục tiêu kinh doanh, bước tiếp theo là cần đặt ra mục tiêu rõ ràng cho các chương trình đào tạo. Chương trình đào tạo gắn liền với sự phát triển của tổ chức và lấy con người làm trọng tâm. Một trong những phương pháp bạn có thể cân nhắc khi đặt mục tiêu là SMART:

• S - Specific: cụ thể
• M - Measurable: có thể đo lường được
• A - Achievable: có thể đạt được
• R - Relevant: phù hợp, có liên quan
• T - Time bound: có giới hạn về thời gian. 

Quan trọng hơn, đừng quên công khai các mục tiêu này với toàn tổ chức để mọi người có thể truy cập và nắm được. Cách làm này nhằm cải thiện tính minh bạch về mục đích của chiến lược L&D.

Ví dụ:
- Mục tiêu doanh nghiệp: Tăng thị phần lên 20% trong năm tài chính tiếp theo.
- Mục tiêu L&D: Nâng cao kiến thức về sản phẩm và kỹ năng đàm phán của đội ngũ bán hàng để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

• S - Cụ thể: Đào tạo để đội ngũ bán hàng hiểu rõ về các tính năng mới nhất của sản phẩm.
• M - Có thể đo lường được: Tăng quy mô giao dịch trung bình lên 15%.
• A - Có thể đạt được: Cho phép nhân viên truy cập vào các nguồn tài nguyên online hướng dẫn về sản phẩm, kết hợp các buổi training dẫn dắt trực tiếp bởi các chuyên gia xây dựng sản phẩm.
• R - Có liên quan: Kiến thức về sản phẩm và kỹ năng đàm phán là cần thiết để chốt giao dịch nhanh hơn và thúc đẩy doanh thu.
• T - Giới hạn thời gian: Đạt được mục tiêu tăng trưởng giao dịch trung bình trong vòng 6 tháng.

4. Tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng

Ở giai đoạn này, hãy tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng (skill gap) trên các lĩnh vực mà bộ phận L&D đang tập trung. Khoảng cách kỹ năng tức là sự chênh lệch giữa kỹ năng mà nhân viên có và và kỹ năng mà vị trí công việc yêu cầu. Khoảng cách càng lớn thì nhân viên càng thiếu khả năng đáp ứng yêu cầu công việc.

Bảng phân tích khoảng cách kỹ năng có thể thay đổi tùy vào bộ phận, dù cùng một vấn đề phải giải quyết nhưng mỗi bộ phận đòi hỏi một sự tùy chỉnh khác nhau. Xác định được khoảng cách này, bạn sẽ thiết kế được trải nghiệm học cá nhân hoá phù hợp với nhiều đối tượng.

Ví dụ:

1. Bối cảnh doanh nghiệp:
Một tổ chức tài chính đa quốc gia nhận thấy tầm quan trọng ngày càng tăng của hoạt động chuyển đổi kỹ thuật số trong ngành tài chính. Tổ chức muốn trang bị cho nhân viên kỹ năng cần thiết để nâng cao lợi thế cạnh tranh.

2. Phân tích khoảng cách kỹ năng:

- Phòng Kế toán:

• Vấn đề: Chuyên môn về phân tích dữ liệu và công nghệ tài chính (fintech) còn hạn chế.
• Giải pháp: Mở các chương trình đào tạo tập trung vào các công cụ phân tích dữ liệu và ứng dụng fintech. Kiến thức phù hợp với tính chất phòng ban.

- Phòng Marketing:

• Vấn đề: Không đủ kiến thức về digital marketing và phân tích dữ liệu.
• Giải pháp: Mở các buổi hội thảo, khóa học trực tuyến để nâng cao kỹ năng digital marketing, nhấn mạnh vào xây dựng các chiến lược dựa trên dữ liệu.

5. Thiết kế lộ trình học tập theo ngữ cảnh cho các vị trí khác nhau

Phương pháp học tập theo ngữ cảnh được hiểu đơn giản là một phương pháp học cá nhân hóa dựa trên nhu cầu, kỹ năng và trình độ chuyên môn cụ thể. Quá trình học tập được thiết kế thành một chuỗi trải nghiệm, với các hình thức và phương pháp khác nhau.

Ví dụ:

Công ty A có mục tiêu L&D là: Cải thiện kỹ năng giao tiếp, thuyết phục của Chuyên viên tư vấn để họ tương tác với khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao khả năng “thắng pitch”. Tuy nhiên, mỗi nhóm chuyên viên có kinh nghiệm khác nhau đòi hỏi một lộ trình đào tạo khác nhau. Ta tiến hành phân loại các nhóm nhân viên như sau:

• Intern, nhân viên junior: Cải thiện kỹ năng thuyết trình, kỹ năng kể chuyện.
• Chuyên viên mid-level: Nâng cao kỹ năng thiết kế slide thuyết trình, cách cá nhân hóa nội dung phù hợp với từng nhóm khách hàng.
• Chuyên viên senior: Thành thạo các kỹ năng thuyết phục, thương lượng với khách hàng.

6. Đầu tư vào phần mềm L&D của riêng công ty

Để tạo lộ trình học tập hiệu quả và đo lường chính sách, công ty sẽ cần đầu tư một phần ngân sách L&D cho các phần mềm công nghệ. Các công cụ L&D hiện đại có thể giúp team L&D soạn thảo, thiết kế và xuất bản các khóa học ở các định dạng khác nhau. Các khóa học cũng có khả năng theo dõi tiến độ, đánh giá khả năng ghi nhớ kiến thức, thu thập phản hồi để cải thiện trải nghiệm…

Một số công cụ hay phương pháp phổ biến có thể tận dụng cho quá trình L&D là:

• Hệ thống quản lý học trực tuyến (LMS - Learning Management System): Một phần mềm cho phép quản lý, phân phối tài liệu hiệu quả. Người quản lý cũng có thể theo dõi tiến độ học tập và quản lý việc đăng ký của người học. LMS phù hợp với các chương trình đào tạo mang tính hệ thống.
• Nền tảng trải nghiệm học tập (LXP - Learning Experience Platforms): Cũng là nền tảng xây dựng bài học nhưng khác với LMS, LXP tập trung nhiều hơn vào các trải nghiệm cá nhân hoá. LXP có thể được tích hợp AI để đề xuất nội dung phù hợp nhất cho người học. Nền tảng này cũng có tính năng học tập xã hội để người học tương tác và chia sẻ kiến thức với nhau.
• Phần mềm thiết kế bài giảng e-learning: Các công cụ này cho phép tự thiết kế các bài giảng và phát triển nội dung e-learning trên nền tảng web mà không cần kiến thức lập trình chuyên sâu. Một số phần mềm có thể kể đến là Adobe Captivate, Articulate Storyline 360, Lectora Inspire, iSpring Suite…
• Khóa học trực tuyến bên ngoài: Nếu chưa thể tự xây dựng các khóa học nội bộ, team L&D có thể tìm đến các nền tảng bên ngoài. Các nhà cung cấp khóa học trực tuyến, hay còn gọi là nền tảng MOOC (Massive Open Online Course - Khóa học trực tuyến mở quy mô lớn), là các trang web cung cấp sẵn các khóa học online. Điểm đặc biệt là số lượng bài học khổng lồ trên các nền tảng này đáp ứng đủ các nhu cầu của người học. Các nền tảng MOOC uy tín có thể kể tới như Udemy, Coursera, edX, Skillshare và LinkedIn Learning.

7. Thực hiện chiến lược L&D

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nguồn tài nguyên và lên kế hoạch, hãy trình bày một lần nữa với các cấp quản lý để cùng nhau điều chỉnh. Có 3 điều cần lưu ý ở giai đoạn thực thi chiến lược:

• Đừng vội triển khai ngay quy mô toàn công ty, hãy thử nghiệm ở một hoặc hai nhóm nhỏ trước. Bạn sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề và kịp thời chỉnh sửa trước khi phổ biến cho toàn bộ tổ chức. 
• Bạn cần đảm bảo xây dựng một hình ảnh tích cực và nâng cao nhận thức về chương trình L&D trước khi áp dụng. Bởi nếu không cẩn thận, các nhân viên sẽ nảy sinh tâm lý “bị ép”, hay tâm lý “phải đi học”. Họ cũng gặp áp lực với khối lượng công việc lớn nên dễ nảy sinh cảm giác chán nản và không muốn học thêm.
• Khơi gợi tinh thần tự nguyện, khuyến khích cảm hứng học tập. Hãy đứng từ góc độ có lợi cho nhân viên và giải thích các sáng kiến này là vì lợi ích của họ. Công ty đang đầu tư vào sự phát triển của họ, và họ có thể dùng nguồn tài nguyên “miễn phí” này để phát triển xa hơn nữa trong sự nghiệp. Nhờ đó giúp nhân viên hiểu và trân trọng giá trị của L&D hơn.

8. Đo lường hiệu quả chiến lược L&D

Một trong những thách thức trong việc đào tạo nhân viên là đo lường được các chỉ số hiệu quả. Trước hết bộ phận L&D cần liệt kê ra những "KPIs" học tập chi tiết, cụ thể. Ví dụ như tỷ lệ hoàn thành khóa học, điểm đánh giá, khoảng cách kỹ năng, năng suất tăng lên hay giảm xuống…

Ví dụ:

1. Tỷ lệ hoàn thành khóa học: 90% các Quản lý hoàn thành chương trình học trong thời gian dự kiến.

2. Điểm đánh giá: Điểm trung bình các nhân viên đạt được ở bài đánh giá sau cần tăng 15-30% so với bài đánh giá trước đó.

9. Thu thập phản hồi của nhân viên

Ngoài việc thu thập dữ liệu về tính hiệu quả của chiến lược, team L&D cũng cần thu thập dữ liệu định tính từ chính các thành viên tham gia. Nếu đa phần mọi người đều coi chương trình L&D đang triển khai là tốn thời gian, không hữu ích, bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu đề ra. Bởi vì một trong những chỉ số cần quan tâm nhất vẫn là sự hưởng ứng và hài lòng của nhân viên. Về khảo sát, bạn có thể tiến hành:

• Bằng các mẫu khảo sát tích hợp sẵn trong phần mềm.
• Phỏng vấn nhóm sau khi hoàn thành khóa đào tạo.
• Phỏng vấn 1-1.

10. Luôn luôn tinh chỉnh và thích ứng

Một bản kế hoạch có thể trải qua vô số lần chỉnh sửa mới (tạm) hoàn thiện. Vì thế, người phụ trách hoạt động L&D cần ưu tiên tính linh hoạt, thích ứng khi xây dựng bản kế hoạch.

Nói về tính linh hoạt, bạn có thể tham khảo phương pháp Agile. Đây là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, ưu tiên khả năng thích ứng và hợp tác. Nó chia dự án thành nhiều chu kỳ nhỏ và có tính lặp lại, cho phép cải tiến theo từng bước tinh gọn. Agile cũng khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên liên quan và tạo ra quy trình làm việc có sự chỉnh sửa liên tục, từ đó tối ưu hiệu quả phát triển.

Trong L&D, phương pháp Agile giúp tạo môi trường học tập linh hoạt và tinh gọn. Người học tích cực tham gia vào quá trình, đưa ra các phản hồi để cải thiện khóa học liên tục, đảm bảo tiếp cận nội dung nhanh chóng và hiệu quả. Chính người thiết kế khóa học cũng dễ dàng tinh chỉnh và cải thiện các chiến lược L&D tương lai.

PITO gửi đến bạn một mẫu kế hoạch L&D với ví dụ minh họa dễ hiểu, để bạn thuận tiện áp dụng và điều chỉnh phù hợp với tổ chức và nhân sự của bạn.

6 lưu ý dành cho bộ phận L&D trong năm 2024

1. Tập trung vào việc tái đào tạo và nâng cao năng lực 

Ưu tiên phát triển kỹ năng dựa trên vai trò giúp nâng cao khả năng thích ứng của lực lượng lao động. Các công ty có thể đạt được mục tiêu này bằng cách đánh giá tinh thần làm việc, so sánh với các tiêu chuẩn ngành và theo dõi tiến độ đào tạo kỹ năng, đảm bảo lực lượng lao động được trang bị đầy đủ kỹ năng đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp.

2. Tạo văn hóa tích cực để gắn kết và giữ chân nhân viên

Đầu tư vào các chương trình đánh giá, tri ân nhân viên sẽ giúp nuôi dưỡng văn hóa làm việc tích cực. Ngoài ra, có một cách rất đơn giản là thường xuyên tổ chức các hoạt động ăn uống, vui chơi giải trí nhẹ nhàng. Đôi khi chỉ một bữa tiệc Tea Break nhỏ vào mỗi tháng là đủ để nhân viên lấy lại tinh thần làm việc. Nhân viên gắn bó tích cực có thể tăng năng suất làm việc lên 21% so với nhân viên ít gắn bó hơn.

3. Nâng cao khả năng quản lý

Các nhà lãnh đạo cần phải biết đa nhiệm, họ vừa quản lý tốt, vừa có khả năng tạo ra sự thay đổi tích cực trong tổ chức, song vẫn cần xuất sắc trong công việc cá nhân. Tuy nhiên, các HR cho biết những người thuộc ban lãnh đạo vẫn chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng. Những người lãnh đạo này phải không ngừng nâng cao tầm nhìn, cải thiện hiệu suất nhóm và cả hiệu suất cá nhân nếu muốn trở thành một người quản lý có năng lực.

4. Tận dụng triệt để công nghệ AI trong chuyển đổi nhân sự và L&D

Công nghệ AI giải quyết những thách thức của bộ phận L&D, giúp tự động hóa các nhiệm vụ và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Ví dụ như trước đây, quy trình sàng lọc hồ sơ, tạo tài liệu đào tạo và quản lý quy trình làm việc vốn rất tốn thời gian và công sức, thậm chí làm mất hứng thú của người học. Thì giờ đây AI đã tự động hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời tạo ra các trải nghiệm cá nhân hóa cho người học.

Trong thời đại mà các tổ chức ưu tiên sự linh hoạt, hiệu quả chi phí mà vẫn đảm bảo phát triển năng lực nhân viên, việc chuyển đổi sang AI được coi là rất cần thiết.

5. Chuyển đổi dựa trên dữ liệu

Cùng với sự hỗ trợ của công nghệ, bộ phận L&D có thể tận dụng công cụ chuyển đổi dữ liệu để xác định khoảng trống kỹ năng và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Các quyết định dựa trên dữ liệu mang tính chính xác cao, giúp không chỉ nhân viên mà cả đội ngũ lãnh đạo có khả năng đáp ứng các thách thức ngày một tăng.

Dữ liệu có thể thu thập được từ hệ thống nội bộ, phân tích mạng xã hội, nghiên cứu thị trường, chỉ số hiệu suất nhân viên…

6. Hỗ trợ quá trình luân chuyển nhân viên

Luân chuyển công việc là việc chuyển đổi có kế hoạch các vị trí khác nhau trong một tổ chức, một nhân viên có thể chuyển đổi giữa hai hoặc nhiều nhiệm vụ. Việc luân chuyển giúp nhân viên được học hỏi kỹ năng mới và hình thành cái nhìn tổng thể về tổ chức.

Trong nhiều trường hợp, luân chuyển công việc cũng giúp giảm bớt sự nhàm chán khi một người làm quá lâu ở một vị trí, họ có thể phát huy tính sáng tạo và năng lực tiềm ẩn ở một vị trí khác, từ đó nảy sinh tâm lý muốn gắn bó lâu dài hơn với tổ chức. Trong thời kỳ kinh tế biến động và các công ty phải tiết kiệm ngân sách, một nhân viên multitask có thể là một tài sản có giá trị với công ty.

Bộ phận L&D thường không chịu trách nhiệm chính về quyết định luân chuyển nhân viên, nhưng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo kỹ năng, giúp đưa ra lộ trình phát triển rõ ràng. Sau quá trình luân chuyển, bộ phận L&D có thể theo dõi hiệu suất nhân viên và kịp thời cung cấp chương trình đào tạo nhằm bổ sung kiến thức. 

Chương trình L&D là một phần quan trọng cho bất kỳ tổ chức nào. Chương trình giúp nhân viên phát triển kỹ năng và phát huy tối đa năng lực trong công việc. Nếu bạn vẫn phân vân về các bước xây dựng chiến lược L&D chi tiết, hãy gửi câu hỏi cho PITO nhé.