Xây dựng mô hình năng lực hiệu quả là tiền đề để tuyển dụng được những nhân viên phù hợp nhất với công ty và xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng.
Mô hình năng lực là gì?
Năng lực, được hiểu theo nghĩa cơ bản nhất là khả năng, kiến thức, phẩm chất cần thiết của một nhân viên để thực hiện vai trò được giao. Quan trọng là các chỉ số năng lực này có thể quan sát và đo lường được. Một số các loại năng lực cần thiết trong doanh nghiệp là khả năng ra quyết định, khả năng lãnh đạo, tư duy phản biện và năng lực giao tiếp rõ ràng.
Các loại năng lực này sẽ được tổng hợp vào một biểu đồ nhất định để các công ty xác định đâu là năng lực cần thiết để nhân viên phát huy tốt nhất vai trò của mình.
Một mô hình năng lực hiệu quả bao gồm những mô tả chi tiết, rõ ràng về năng lực nhân viên hoặc năng lực cần thiết cho một vị trí công việc. Đi kèm với đó là ví dụ về các hoạt động liên quan giúp nâng cao năng lực.
Ví dụ với công việc chăm sóc khách hàng thì một trong những năng lực cần thiết: kỹ năng giao tiếp (trình bày thông tin rõ ràng, phong thái nói chuyện từ tốn, lịch sự với khách hàng)
Lợi ích của Mô hình năng lực
1. Xây dựng mô tả công việc chất lượng và chính xác
Phát triển mô hình năng lực hiệu quả giúp đội ngũ Nhân sự viết các bản mô tả công việc (job description) gọn gàng, đơn giản và chính xác. Điều này đảm bảo tìm được ứng viên phù hợp nhất.
2. Thúc đẩy giao tiếp và sự thấu hiểu trong toàn tổ chức
Phát triển mô hình năng lực giúp các thành viên trong team hiểu được công việc hằng ngày của đồng nghiệp và biết được lĩnh vực thế mạnh của nhau. Họ nắm được “ngôn ngữ giao tiếp” của team khác, nhờ đó tăng hiệu quả giao tiếp.
3. Xác định nhu cầu L&D để đào tạo tốt hơn
Hiểu được nhu cầu năng lực cho từng vị trí cho phép bộ phận Nhân sự xác định những khoảng trống kỹ năng trong quá trình phát triển học tập cho nhóm của họ. Tạo tiền đề để thiết kế một chương trình Học tập và Phát triển (L&D) hiệu quả, tiết kiệm thời gian, năng lượng và ngân sách.
4. Điều chỉnh các mục tiêu và chiến lược kinh doanh
Hiểu được khung năng lực của từng vai trò trong công ty cũng giúp bạn đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được (mục tiêu SMART).
5. Thúc đẩy tính chủ động của các thành viên
Khi nhân viên hiểu được mong đợi của công ty, họ sẽ có những công cụ cần thiết để phát huy tốt vai trò. Đồng thời, họ cũng biết rằng nếu muốn tiến lên vai trò, vị trí mới (vị trí quản lý) thì cần học thêm kỹ năng gì.
6. Xây dựng kế hoạch giữ chân nhân tài hiệu quả
Mô hình năng lực giúp nhận diện nhóm năng lực cần thiết để nhân viên thành công trong sự nghiệp. Vì thế, đây có thể trở thành hình thức để giữ chân nhân tài. Nhân viên có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty quan tâm đến lộ trình phát triển của họ.
Làm sao để phát triển mô hình năng lực hiệu quả?
Trước khi bắt đầu, bạn cần đặt câu hỏi để xác định mục đích của mô hình năng lực của công ty bạn. Ví dụ: Ai sẽ sử dụng mô hình và nó được sử dụng làm gì? Bạn có cần các mô hình khác nhau cho từng công việc, cho vị trí quản lý hay cho toàn bộ công ty không?
Câu trả lời sẽ định hướng phát triển mô hình năng lực của bạn.
1. Thu thập thông tin
Khi bạn đã trả lời các câu hỏi cơ bản và xác định được khung mô hình, hãy tiến tới quá trình nghiên cứu và phát triển kế hoạch.
Hãy thu thập thông tin bằng cách sử dụng bảng câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp, thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn. Sau đó phỏng vấn những nhân viên và đội ngũ quản lý cấp cao để nắm được nhóm năng lực quan trọng nhất. Bạn cũng có thể thiết lập năng lực cho từng vai trò dựa trên năng lực của người quản lý và nhân viên có thành tích cao nhất.
2. Xây dựng khung mô hình cơ bản
Sử dụng thông tin bạn thu thập được để xác định các chủ đề và mô hình năng lực giữa các phòng ban, dự án và cấp quản lý, sau đó nhóm thông tin lại thành các nội dung lớn.
Đối với mỗi đặc thù công việc, hãy xác định những năng lực quan trọng nhất và bắt đầu xây dựng mô hình. Hãy đưa ra định nghĩa về những năng lực này và ví dụ đi kèm trong bối cảnh công việc hằng ngày.
Ví dụ:
- Nhận diện nhóm năng lực: Từ thông tin thu thập, ta nhận ra rằng "Kỹ Năng Giao Tiếp" và "Quản lý Thời Gian" là hai nhóm năng lực quan trọng nhất đối với nhóm chăm sóc khách hàng.
- Chia nhỏ nhóm năng lực lớn thành các năng lực phụ bổ sung: Xác định được trong nhóm “Kỹ Năng Giao Tiếp” thì kỹ năng lắng nghe hiệu quả là yếu tố then chốt. “Lắng Nghe Hiệu Quả” là khả năng lắng nghe một cách chân thành để hiểu rõ ý kiến khách hàng. Sau đó điều chỉnh dựa theo phản hồi của khách.
3. Tìm kiếm phản hồi từ nhóm nội bộ
Khi bạn đã có một khuôn mẫu sơ bộ, hãy tìm kiếm phản hồi từ các chuyên gia, các bên nội bộ liên quan và những nhân viên sẽ áp dụng mô hình đó.
Có một điều cần lưu ý là bạn cần phải nhận thức được những thành kiến có ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu. Những yếu tố như trình độ văn hóa, kinh nghiệm và các mối quan hệ giữa nhân viên trong công ty có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra phản hồi.
4. Tinh chỉnh và áp dụng
Sau khi đã thêm bớt các mô hình cần thiết, bạn có thể bắt đầu áp dụng thử mô hình vào một số quy trình làm việc như tuyển dụng, đánh giá nhân viên.
Mô hình năng lực bao gồm các nhóm năng lực nào?
Không có một bộ mô hình năng lực cụ thể phù hợp cho tất cả các tổ chức. Việc xác định những kỹ năng cần thiết có thể thay đổi tùy theo ngành, loại công việc, thậm chí thay đổi tùy vào vào từng giai đoạn phát triển của công ty.
Chẳng hạn, mô hình của một công ty tư vấn kỹ thuật sẽ rất khác với mô hình của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giáo vụ. Các vị trí đòi hỏi kỹ năng nâng cao đòi hỏi một khung năng lực chi tiết hơn. Tuy nhiên, vẫn có một số mô hình năng lực cần thiết nhất. Ví dụ, một mô hình sẽ bao gồm các nhóm năng lực như:
1. Năng lực cốt lõi
Năng lực cốt lõi bao gồm các kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu đối với tất cả nhân viên, có thể gồm kỹ năng giao tiếp hoặc làm việc nhóm. Tùy lĩnh vực mà năng lực cốt lõi sẽ cụ thể hơn, như đối với một công ty chuyên chuyển phát bưu kiện quốc tế, năng lực cốt lõi sẽ là nhóm năng lực liên quan logistic, quản lý thời gian.
2. Năng lực chức năng
Năng lực chức năng là những kỹ năng và hành vi đặc thù của công việc, dành riêng cho từng vai trò. Ví dụ, năng lực của một người phục vụ nhà hàng có thể là khả năng xử lý hiệu quả các khiếu nại của khách hàng, năng lực của một kế toán là khả năng phân tích một loại dữ liệu tài chính cụ thể.
3. Năng lực lãnh đạo
Năng lực lãnh đạo thường được dùng cho các cấp quản lý, nhưng cũng có thể áp dụng cho bất kỳ vị trí công việc nào có liên quan đến việc lãnh đạo, dẫn dắt nhân viên khác. Năng lực lãnh đạo gồm kỹ năng quản lý rủi ro, tư duy chiến lược, tư duy tổng thể, khả năng tự đưa ra quyết định.
Mô hình khung năng lực là công cụ hữu ích để phát triển tổ chức. Về phía người quản lý, khung năng lực giúp bộ phận Nhân sự xác định được năng lực cần được đào tạo cho lực lượng lao động. Về phía nhân viên, họ có thể dựa trên khung năng lực để xác định ưu nhược điểm của bản thân và lên kế hoạch phát triển năng lực cần thiết.
