Làm gì để những buổi họp hằng tháng, hằng quý không còn là “nỗi ám ảnh” của nhiều nhân sự trong công ty.
Mỗi khi nhận thông tin “có cuộc họp”, nhân sự trong công ty sẽ có một chút hồi hộp, lo lắng hoặc chán nản, cảm thấy không có ý nghĩa, tốn thời gian.
Đã là Admin, Bộ phận Nhân sự của công ty thì chắc ai cũng từng thử tìm cách tổ chức các buổi họp này hào hứng, sôi động hơn để nhân sự cảm thấy hứng khởi, không chán nản.
Trong bài viết này, PITO sẽ gợi ý một số ý tưởng để bạn có thể tổ chức cuộc họp thu hút, ấn tượng và hiệu quả.
Các cuộc họp có nhàm chán?
Cuộc họp thường niên, hằng quý, hằng năm (all-hands meeting) là cuộc họp thường kỳ của toàn công ty, nơi tất cả nhân viên, lãnh đạo gặp nhau để thảo luận về các vấn đề quan trọng của công ty. Các cuộc họp này nhằm cập nhật thông tin kinh doanh của tháng, quý vừa qua; thúc đẩy sự liên kết xung quanh sứ mệnh và chiến lược của công ty; kỷ niệm các cột mốc quan trọng, thành tựu của công ty…
Nghiên cứu đăng trên National Center for Universities and Business, một nhân viên văn phòng tại Anh dành trung bình 208 giờ/năm cho các cuộc họp và 43% người rời các cuộc họp với cảm giác vô nghĩa.
Một cuộc khảo sát khác thống kê thời gian lãng phí trong các cuộc họp cho thấy, nhân viên dành trung bình 31 giờ/tháng cho các cuộc họp và 50% thời gian đó được coi là lãng phí.
Theo khảo sát của Lương.com, 47% nhân viên coi họp hành là sự lãng phí thời gian lớn nhất tại nơi làm việc. Ngoài ra, 39% nhân viên thừa nhận đã ngủ gật trong cuộc họp và 91% thừa nhận đã mơ mộng.
Tại sao những buổi họp nhàm chán?
Những lỗi thường gặp khiến cho các buổi họp trở nên nhàm chán, kém hiệu quả như:
- Thời gian cuộc họp quá dài: những cuộc họp kéo dài hơn 30 phút đến 60 phút, thậm chí hơn khiến người tham gia cảm thấy chán, mất tập trung. Theo Alex Plaxen, Phó Chủ tịch chiến lược trải nghiệm của Nifty Method Marketing & Events, trừ khi cuộc họp có tính tương tác, những người tham gia sẽ mất sự chú ý trong khoảng thời gian từ 15 đến 20 phút sau cuộc họp. Như vậy, thời gian tối ưu để nhân sự chú ý, tập trung là cuộc họp dưới 30 phút.
- Thiếu sự chuẩn bị: Theo Team Stage, ước tính có khoảng 7 trong số 10 nhân viên cảm thấy thời gian của họ đang bị lãng phí khi tham gia cuộc họp không có sự chuẩn bị.
- Chỉ một người nói: Cuộc họp trở nên chán nản, khiến người tham dự ngủ gật nếu chỉ có một người nói, không có sự tương tác của bất kỳ ai.
- Không có mục đích rõ ràng: Cuộc họp không có mục đích rõ ràng, với thành phần tham gia không liên quan khiến người tham gia cảm thấy tốn thời gian, bực bội, khó chịu.
- Không trực quan, sinh động: những cuộc họp chỉ có âm thanh chỉ còn là quá khứ. Theo thống kê, phần lớn mọi người bị thu hút khi nội dung, hình ảnh trực quan, sinh động. Nếu cuộc họp không có yếu tố hình ảnh, những người tham gia có khả năng bị phân tâm bởi điện thoại và bắt đầu làm việc khác trên máy tính của họ
Top 9 ý tưởng tổ chức các buổi họp thu hút và hiệu quả
Để những buổi họp không trở thành “cơn ác mộng” và nhân viên phải rời đi, PITO gợi ý một số ý tưởng để bạn tổ chức những cuộc họp cho công ty:
1. Thay đổi không gian
Một khảo sát của Forbes cho thấy một không gian làm việc sáng tạo thậm chí có thể giúp tăng năng suất làm việc lên ít nhất 20%. Không gian mới mẻ cũng là một yếu tố khơi gợi sự hứng thú cho nhân viên, tăng thêm sự sáng tạo và hứng khởi cho người tham dự.
Thay đổi không gian cuộc họp để tạo sự hứng khởi, sáng tạo. Ảnh Canva
Không gian cuộc họp mới mẻ có thể là không gian mở, có cây xanh với sự bài trí hài hòa, ánh sáng phù hợp, là không gian một quán cafe, thư viện, co-working space, hay một khu nghỉ dưỡng, resort… Và đừng quên luôn có những món ăn nhẹ, tea break hay nước uống đi kèm để người tham dự duy trì tinh thần và sức khỏe để tham gia cuộc họp.
Đừng quên thức ăn nhẹ, trái cây, nước uống cho người tham dự. Ảnh: PITO
Một tập đoàn tại Việt Nam có cơ sở tại TP HCM, khi họp bàn chiến lược, kế hoạch tổng quan cho năm mới, những lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp trung đã được mời để tham dự cuộc họp trên du thuyền. Mọi người cùng nhau bàn bạc, thảo luận, sinh hoạt, nghỉ dưỡng tại đây trong vòng 3 ngày. Sự kiện này gây ấn tượng toàn tập đoàn và khiến người tham dự rất hào hứng tham gia. Họ không có cảm giác phải tham gia một cuộc họp căng thẳng, áp lực mà được tận hưởng và sáng tạo những ý tưởng mới, có thêm nhiều trải nghiệm đẳng cấp, sang trọng và tự hào về nơi mình làm việc, tự hào với chức danh mình đang đảm nhiệm.
2. Phá băng (Icebreaker) cuộc họp
Icebreak (phá băng) là hoạt động giúp “phá vỡ” không gian im lặng ban đầu để tạo ra không khí thoải mái, dễ chịu trước khi bước vào cuộc họp. Điều này giúp người tham gia cảm thấy thư giãn và kết nối hơn để bắt đầu.
Có nhiều hoạt động để “phá băng” tạo sự hứng khởi cho nhân viên như bắt đầu bằng: một sự kiện, bộ phim, hay hoạt động đang “trend”; một clip ghi lại hoạt động vui vẻ công ty; những trò chơi nhanh; chia sẻ tài năng của cá nhân; những câu hỏi thú vị về sở thích hay mối quan tâm của nhân sự…
3. Ăn trưa cùng lãnh đạo
Bạn hoàn toàn có thể thực hiện ý tưởng biến một cuộc họp thông thường thành một buổi ăn trưa cùng lãnh đạo để nhân sự có thể học hỏi kiến thức, kinh nghiệm và đặt câu hỏi với lãnh đạo.
Đây được gọi là hoạt động Lunch and Learns - không xa lạ với nhiều doanh nghiệp, tập đoàn nước ngoài. Chắc chắn, không khí lúc này sẽ không căng thẳng, gò bó mà hoàn toàn cho nhân sự không gian tự do và thoải mái để được nêu quan điểm cá nhân, được đặt câu hỏi với lãnh đạo. Từ đó, sự kết nối giữa nhân sự với lãnh đạo, với công ty cũng tăng lên.
Bạn có thể đặt dịch vụ tiệc trưa văn phòng theo yêu cầu, ý tưởng mà bạn mong muốn nhằm tổ chức một buổi “Lunch and Learns” hiệu quả và hứng thú, sáng tạo và mới mẻ. Chắc chắn sẽ là một trải nghiệm thú vị của cộng sự.
4. Biến buổi meeting thành tiệc potluck
“Làm sao có thể thực hiện được” - có lẽ là câu hỏi bạn đặt ra đầu tiên khi biết ý tưởng này. Không gì là không thể nếu có sự sáng tạo nhưng vẫn giữ được mục tiêu cuộc họp, tạo sự hứng thú cho người tham dự.
Potluck là buổi tiệc mà mỗi người tham gia sẽ đóng góp một món ăn để tạo thành một bữa tiệc hoàn chỉnh và mọi người được tự do ăn uống, trò chuyện trong không gian thoải mái. Một cuộc họp giữa năm, hoặc cuối năm được tổ chức dưới hình thức này sẽ khiến người tham gia cảm giác như được tham gia một buổi tiệc với tinh thần thoải mái hơn là một cuộc họp căng thẳng.
Potluck theo chủ đề mà bạn chọn để phù hợp với văn hóa công ty, hoặc để chào mừng một ngày kỷ niệm nào đó. Đây còn là cơ hội để người tham gia hiểu hơn về văn hóa, sở thích, thêm nhiều trải nghiệm đa dạng về ẩm thực từ chính những đồng nghiệp hằng ngày của mình.
5. Brainstorming về ngân sách
Ngân sách luôn là chủ đề của nhiều cuộc họp trong công ty, là vấn đề nhiều bộ phận, phòng ban quan tâm. Thảo luận về ngân sách chắc chắn là một hoạt động thú vị. Bạn có thể làm cho việc lập ngân sách trở nên sôi động hơn bằng cách để nhân viên tham gia tích cực vào quá trình lập ngân sách, chi tiêu theo ngân sách nhằm đạt hiệu quả mong muốn.
Hoạt động này giúp lãnh đạo và nhân viên hiểu được tình hình tài chính của công ty và có ý thức hơn trong việc chi tiêu. Các cuộc trò chuyện có thể giúp người lao động tránh được chi phí vượt mức và xác định các lĩnh vực hoạt động cần thêm kinh phí.
Với hoạt động này có thể chia người tham dự thành các nhóm, mỗi nhóm lập kế hoạch ngân sách và phát triển ý tưởng tiết kiệm ngân sách hiệu quả.
6. Sử dụng nội dung trực quan bằng hình ảnh, âm thanh (visual content)
Đừng để những buổi họp trở nên nhàm chán khiến nhân viên gật gù, muốn kết thúc càng nhanh càng tốt khi chỉ một người nói và nhiều người ngồi nghe. Bạn nên tạo ra các cuộc họp trực quan, sinh động bằng hình ảnh, âm nhạc minh họa cho các nội dung của người “chủ tọa” cuộc họp muốn chia sẻ.
Có rất nhiều lợi ích khi tích hợp hình ảnh vào bài thuyết trình trong cuộc họp. Nó góp phần nâng cao năng suất và thu hút sự quan tâm của người tham gia. Hình ảnh giúp người tham dự ghi nhớ thông tin và cung cấp thông tin rõ ràng hơn về chủ đề được thảo luận.
7. Cập nhật những thông tin mới của công ty
Những thông tin mới của công ty khiến nhân viên tò mò, hào hứng, ghi nhớ và kết nối nhiều hơn. Tại cuộc họp, lãnh đạo có thể cập nhật những thông tin mới của công ty đến toàn bộ nhân sự. Cách này đảm bảo rằng, các thành viên trong công ty đều nắm được thông tin. Việc cập nhật thông tin này trong cuộc họp chung giúp lãnh đạo có thể giải thích tin tức một cách chi tiết và cho phép nhân viên đặt câu hỏi.
Đó có thể là thông tin về: các quyền lợi và phúc lợi bổ sung cho nhân viên, quan hệ đối tác trong quý sắp tới, mục tiêu cần tập trung trong tháng này, chiến dịch tiếp thị trong 6 tháng tiếp theo, kế hoạch ra mắt sản phẩm mới…
Những thông tin được mang đến chi tiết, công khai cũng giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quá trình hoạt động, sản phẩm, sứ mệnh, thành quả của công ty.
8. Mời diễn giả tham dự
Một vị diễn giả tham gia cuộc họp với vai trò khách mời nhằm chia sẻ những kinh nghiệm, kỹ năng, thảo luận một chủ đề chuyên môn, góp ý với những ưu và khuyết của công ty hoặc thậm chí điều hành cuộc họp. Có sự tham gia của diễn giả giúp thay đổi không khí, làm mới cuộc họp, khác với cuộc họp thông thường cũng khiến người tham dự tò mò, hào hứng hơn.
Chính những diễn giả này cũng có thể mang đến một góc nhìn, một đánh giá khách quan khi so sánh công ty bạn với công ty đối thủ trên thị trường ở hiện tại. Từ đó, tất cả thành viên tham dự cuộc họp có cái nhìn toàn diện hơn và có định hướng, mục tiêu cho sự phát triển của công ty trong thời gian tới.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mời chuyên gia dạy kỹ năng, truyền động lực, hay một nhà tâm lý. Chủ đề các buổi này không nhất thiết phải liên quan công việc. Đó có thể là chủ đề về kỹ năng sống hay cách chăm sóc đời sống sức khỏe tinh thần, quản lý tài chính…
9. Đóng góp những ý tưởng mới
Một cuộc họp thông thường hằng tháng, hằng quý sẽ không nhàm chán nếu bạn biết lồng ghép hoặc tổ chức riêng biệt thành một buổi để nhân viên đóng góp ý tưởng mới cho công ty. Quá trình làm việc thực tế, mỗi nhân viên sẽ có những đóng góp ý tưởng để nâng cao hiệu suất, hiệu quả giúp công ty phát triển hơn.
Hoạt động này có thể thực hiện theo cá nhân hoặc chia theo nhóm. Mỗi nhóm có thể đưa ra bất kỳ ý tưởng nào mang lại lợi ích cho các lĩnh vực kinh doanh của công ty. Đại diện của công ty sẽ xem xét những ý tưởng này và chọn ra ba ý tưởng hàng đầu.
Sau đó, công ty có thể áp dụng những ý tưởng này vào hoạt động kinh doanh và ghi nhận hiệu quả, đồng thời có những phần thưởng dành cho những thành viên, nhân sự đã đóng góp ý tưởng này.
Một số lưu ý khi thực hiện các ý tưởng này:
- Chọn thời gian, địa điểm mà nhiều người trong công ty có thể tham gia nhiều nhất có thể.
- Chuẩn bị và gửi agenda trước cho tất cả người tham gian.
- Có người điều hành, giám sát các cuộc họp này để không kéo dài thời gian.
- Lấy feedback người tham dự sau chương trình
- Luôn luôn có sự phản hồi, tương tác trong chương trình.
PITO hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này giúp bạn có thêm một ý tưởng tuyệt vời để tổ chức các cuộc họp (all- hand meeting) luôn thú vị và thu hút.
