10 ý tưởng tổ chức Trung thu cho công ty (+ hướng dẫn chi tiết)

Tổ chức Trung thu dường như là hoạt động thường niên tại các công ty, doanh nghiệp. Trên tinh thần “tết đoàn viên”, những ý tưởng tổ chức trong dịp này hướng đến sự gắn kết và trao gửi yêu thương cùng nhau. Dưới đây, PITO gửi đến bạn 10 ý tưởng tổ chức Trung thu kèm hướng dẫn rõ ràng để bạn tự tin chuẩn bị một ngày Trung thu chỉn chu cho công ty!

2. Team building chủ đề Trung thu

Một số trò chơi Trung thu như nếm bánh đoán vị, hoá thân chú Cuội, chị Hằng; rồng rắn lên mây… là cách tạo không khí, gắn kết nhân viên ngay tại văn phòng đơn giản nhưng hiệu quả. Với ý tưởng tổ chức Trung thu này, bộ phận nhân sự, phụ trách nội bộ có thể tự chủ động về cách tổ chức, quá trình chuẩn bị đơn giản, tiết kiệm chi phí.

Hướng dẫn chuẩn bị

• Xác định đối tượng, số lượng người tham gia: Cũng như tiệc Trung thu, để buổi Team building Trung thu tại văn phòng diễn ra thuận lợi, ấn tượng, điều đầu tiên bộ phận tổ chức cần xác định là đối tượng và số lượng người tham gia. Đặc biệt, bạn lưu ý về đặc điểm đối tượng.

Nếu phần lớn nhân viên là các bạn trẻ năng động thì các trò chơi có thể nghiêng về vận động, đối kháng hoặc hài hước, vui nhộn. Ngược lại, nếu hoạt động có sự tham gia của ban lãnh đạo, phần đông nhân viên trung niên, bạn tinh tế chọn trò chơi trí tuệ, hạn chế sự hoạt náo quá mức. Hoặc nếu mở rộng phạm vi, phần Team building Trung thu có sự tham gia của con nhân viên thì các trò chơi hướng đến phù hợp với trẻ em nhiều hơn.

• Xác định thời gian tổ chức: Với hoạt động Trung thu tại công ty, bạn không nhất thiết chọn tổ chức đúng ngày rằm tháng 8 âm lịch mà hoàn toàn có thể linh động trong các ngày cận Trung thu. Tuy nhiên, khác với ý tưởng tổ chức tiệc, để nhân viên có thể tham gia trọn vẹn, thoải mái sau buổi Team building Trung thu, thời gian dành cho hoạt động này cần nhiều hơn, ít nhất là 1 tiếng.

Mặt khác, nếu nội dung có các trò chơi vận động, tốn nhiều sức, bạn ưu tiên tổ chức cuối ngày hoặc cuối tuần, để sau khi tham gia mọi người có thể về nhà nghỉ ngơi, không cần phải tiếp tục làm việc.

• Chọn địa điểm tổ chức: Các hoạt động Team building Trung thu khá đa dạng, phù hợp với mọi không gian, dù ngoài trời hay trong văn phòng. Tuỳ thuộc vào vị trí công ty hoặc mong muốn của nhân viên, bạn linh hoạt chuẩn bị, có thể chơi ngay văn phòng, sảnh trước công ty hoặc chọn một địa điểm thoáng mát như công viên gần công ty…
• Kịch bản chương trình: Không quá rườm rà về mặt hình thức, phát biểu như những chương trình khác, kịch bản Team building này, bạn tập trung các trò chơi Trung thu và tạo không gian thư giãn, kết nối cho nhân viên. PITO gợi ý bạn các nội dung như sau:

Dự trù kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức Team building bao gồm các chi phí cơ bản như: sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, dụng cụ chơi Team building, MC hoạt náo… Tùy vào số lượng người tham gia, mức này sẽ khác nhau. Đặc biệt, ưu điểm của hoạt động này là không tốn quá nhiều chi phí cho phần dụng cụ, bạn có thể tận dụng các nguyên vật liệu trong văn phòng phẩm của công ty hoặc trò chơi nghiêng về sáng tạo, trí tuệ thì chi phí hầu như bằng 0.

Tuy nhiên, để buổi Team building Trung thu được chỉn chu, toát lên được tinh thần sự kiện bạn chuẩn bị thêm về không gian, trang trí văn phòng hoặc nơi tổ chức. Các gói trang trí Trung thu phụ thuộc vào từng hạng mục như background, bóng bay, sân khấu, âm thanh, ánh sáng và bàn tiệc Trung thu, dao động từ 1.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

3. Giao lưu văn nghệ 

Đây được xem là ý tưởng truyền thống, bất kì dịp nào cũng có thể áp dụng nhưng vẫn ấn tượng và hợp lý. Với Trung thu, chương trình giao lưu văn nghệ ưu tiên các tiết mục liên quan đến chủ đề này.

Ý nghĩa

• Tạo không khí sôi động, khơi gợi những kỷ niệm của những mùa trăng trước qua các bài hát, tiết mục văn nghệ.
• Phát hiện thêm các “tài năng” âm nhạc, nghệ thuật trong công ty, phục vụ cho các hoạt động nội bộ tiếp theo.
• Là hoạt động giúp nhân viên có cơ hội thể hiện bản thân, giới thiệu sở trường và nhận về các phần thưởng ý nghĩa.

Hướng dẫn chuẩn bị

• Đối tượng, số lượng tham gia: Bạn cần triển khai hoạt động này từ 30 - 45 ngày trước Trung thu bằng cách phát động chương trình, mở đơn đăng ký. Nội dung đơn bạn nêu rõ yêu cầu về đối tượng được tham gia, có thể là toàn thể nhân viên hoặc gia đình nhân viên. Từ các thông tin đăng ký gửi về, bạn chủ động chọn lọc thí sinh và kiểm soát được số lượng tiết mục trong ngày diễn ra sự kiện.

Trường hợp, số lượng nhân viên đăng ký đông, bạn có thể yêu cầu gửi bản thu âm giọng hát hoặc kịch bản biểu diễn để đánh giá trước. Khuyến khích các tiết mục có sự tham gia của các thành viên trong gia đình nhân viên. Về phía người xem/khách mời bạn tổng hợp, kiểm tra trước để có sự chuẩn bị tốt cho hoạt động.

• Xác định thời gian tổ chức: Cũng như tổ chức tiệc Trung thu và Team building, giao lưu văn nghệ nên tổ chức trong những ngày cận Trung thu. Riêng nhân viên có tiết mục tham gia cần biết yếu tố này trước ít nhất 1 tuần để kịp thời chuẩn bị.
• Chọn địa điểm tổ chức: Đặc thù hoạt động này đòi hỏi một sân khấu, âm thanh, ánh sáng chỉn chu, chuyên nghiệp. Do vậy, địa điểm tổ chức là yếu tố cần cân nhắc. Bạn có thể thuê không gian tổ chức sự kiện tại các nhà hàng, khách sạn và mời mọi người di chuyển đến. Hoặc nếu tổ chức tại văn phòng, để tiết kiệm thời gian, chi phí, các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cũng có thể hỗ trợ.
• Kịch bản chương trình: Dù là buổi giao lưu mang tính mở nhưng vẫn cần một MC dẫn dắt, tạo sự kết nối xuyên suốt cho cả chương trình. Kịch bản hoàn hảo cho buổi giao lưu văn nghệ Trung thu dao động từ 1 giờ 30 phút - 2 giờ với tối đa 5 tiết mục ca hát, 3 tiết mục kịch, nhảy, múa…

Để thêm phần đổi mới hơn cho những kiểu tổ chức văn nghệ, bạn có thể biến tấu theo format của một số chương trình truyền hình nổi tiếng như: Vietnam idol, Giọng hát Việt, Rap Việt,…

Dự trù kinh phí

Với ý tưởng tổ chức Trung thu này, để thêm ấn tượng và ý nghĩa, bạn kết hợp thêm phần tiệc Trung thu ở cuối chương trình. Mục đích giúp nhân viên tham gia văn nghệ cũng như toàn thể người tham dự được nghỉ ngơi, ăn uống, tận hưởng buổi tiệc Trung thu trọn vẹn. Do vậy, trong kinh phí tổ chức, bạn chủ động dự trù cho cả 2 hạng mục là chương trình văn nghệ và tiệc.

Về văn nghệ:

• Sân khấu, âm thanh, ánh sáng: Chi phí trọn gói phụ thuộc vào quy mô chương trình, không gian nơi tổ chức và yêu cầu của công ty. Với số lượng từ 50 - 100 người, dao động từ 3.000.000 đồng - 10.000.000 đồng.
• Quà cho người tham gia: Bạn có thể chọn bánh trung thu để phù hợp với bối cảnh. Các set bánh, set quà phù hợp với nhóm doanh nghiệp đang bán trên thị trường dao động từ 200.000 đồng - 2.000.000 đồng.

Về tiệc: Chi phí thường được tính theo đầu người với các loại tiệc ngọt (Tea break), tiệc Buffet, tiệc nhanh, Finger Food. PITO gợi ý bạn các menu tiệc với chi phí cụ thể.

4. Workshop làm bánh trung thu

Thay vì tặng bánh Trung thu cho nhân viên, mùa trăng này công ty thử tặng nhân viên một buổi Workshop, để các bạn tự làm ra những chiếc bánh “made by me”. PITO tin rằng đây sẽ là ý tưởng tổ chức tuyệt vời, không chỉ tạo ra món quà cho nhân viên mà còn mang đến nhiều trải nghiệm và những cung bậc cảm xúc thú vị.

Hướng dẫn chuẩn bị:

• Đối tượng tham gia: Buổi workshop làm bánh trung thu thường giới hạn số lượng người tham gia (tối đa 50 người) để khâu hướng dẫn và thực hiện được chỉn chu nhất. Tuỳ theo số lượng và đặc thù tại công ty, bạn sắp xếp thành 1 buổi hoặc 2 buổi, sao cho tất cả nhân viên đều được tham gia.
• Tìm nhà cung cấp: Để ý tưởng Trung thu này diễn ra trọn vẹn, bạn cần sự hỗ trợ của các đối tác, nhà cung cấp bên ngoài. Một đơn vị chuyên tổ chức workshop, có hướng dẫn làm bánh Trung thu tại TP.HCM và Hà Nội không thiếu. Việc của bạn là tìm đúng đơn vị uy tín và chuyên nghiệp.
• Về địa điểm: Bạn có 2 lựa chọn để cân nhắc, hoặc là tại văn phòng công ty hoặc là tại địa điểm của đơn vị tổ chức workshop. Cả hai đều có những ưu - khuyết điểm nhất định. Buổi workshop tổ chức tại văn phòng sẽ tạo cảm giác gần gũi, tiện cho nhân viên tham gia nhưng cần điều kiện khu vực pantry hoặc sảnh công ty đủ rộng, phù hợp để bố trí các dụng cụ làm bánh. Tổ chức tại địa điểm bên ngoài có thể sẽ giới hạn số lượng người tham gia, nhưng tiện về khâu vận hành trong nội bộ.
• Nội dung workshop: Không chỉ tập trung vào việc tạo ra chiếc bánh thành phẩm. Bạn cần trao đổi với đơn vị tổ chức hoặc người hướng dẫn về việc giới thiệu rõ hơn về chiếc bánh sẽ làm, các nguyên liệu và những lưu ý cụ thể. Bởi suy cho cùng, mục đích của buổi workshop không đơn thuần là món bánh mang về mà còn là những điều nhân viên nhận được sau đó.

Lưu ý, tuỳ theo điều kiện tổ chức, kinh phí và sở thích của nhân viên công ty, bạn có thể thay bánh trung thu thành một loại bánh khác như Workshop làm bánh dẻo, workshop làm bánh dứa hay workshop trang trí bánh cookie chủ đề Trung thu…

5. Khéo tay hay làm

Ý tưởng “khéo tay hay làm” lấy cảm hứng từ mâm cỗ đêm rằm, điểm giao thoa giữa những giá trị truyền thống và văn hoá hiện đại. Trung thu xưa nhà nhà đều chuẩn bị mâm cỗ cúng trăng thật thịnh soạn, bên cạnh các loại quả (thường là ngũ quả, 5 loại) và bánh trung thu thì còn có các con vật hoặc hoa lá được tạo hình từ các loại trái cây hoặc rau củ như quả bưởi, đu đủ xanh, cà rốt, thanh long…

Với hoạt động “khéo tay hay làm”, bạn tổ chức 2 nội dung: 

• Mời nghệ nhân/đầu bếp chuyên về tỉa hoa quả, trang trí mâm cỗ đến văn phòng hướng dẫn nhân viên thực hiện;
• Tổ chức cuộc thi “Mâm cỗ đêm rằm” để nhân viên thực hành ngay phần kiến thức vừa được chia sẻ.

Hướng dẫn chuẩn bị:

• Xây dựng kế hoạch tổ chức chỉn chu, trong đó tập trung tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ mâm quả hoặc nghệ nhân phù hợp đến hướng dẫn nhân viên thực hiện.
• Những nguyên vật liệu cần cho cuộc thi “Mâm cỗ đêm rằm” và hoa quả để nhân viên thực hành, bạn cần trao đổi với đơn vị cung cấp, xem họ sẽ hỗ trợ hay công ty bạn tự chuẩn bị.
• Sắp xếp, bố trí không gian văn phòng phù hợp với số lượng nhân viên tham gia và nội dung chương trình. Cần có không gian để bày trí các mâm cỗ do nhân viên tham gia dự thi để ban giám khảo chấm điểm và các nhân viên khác cùng tham quan.
• Nếu tổ chức cuộc thi, bạn cần chọn trước ban giám khảo, là ban lãnh đạo công ty, nghệ nhân đã hướng dẫn mọi người thực hiện hay những khách mời khác? Những phần quà tặng cho đội dự thi đạt giải cũng cần được tính trước và chuẩn bị.
• Liệu có hoạt động phá cỗ, sau cuộc thi, để tăng thêm không khí Trung thu, tạo thêm nhiều niềm vui và kỷ niệm cho mọi người?

6. Trang trí Trung thu khu vực làm việc

Có lẽ cách nhanh nhất để cảm nhận không khí của một dịp là trang trí không gian sống và làm việc bằng những món đồ tượng trưng cho dịp đó. Với Trung thu cũng vậy, nhằm mang đến không khí ấm áp và sinh động cho công ty, bộ phận Nhân sự phát động cuộc thi Trang trí trung thu.

Để ý tưởng tổ chức Trung thu này hấp dẫn và kích thích mọi người tham gia, bạn cần có những “tips” phù hợp, chạm đúng nhu cầu và sở thích nhân viên. PITO gợi ý bạn một số cách tổ chức cuộc thi thu hút tất cả nhân sự tham gia.

• Đưa ra những phần thưởng hấp dẫn và giá trị, đúng sở thích nhân viên. Chẳng hạn, công ty bạn phần đông là nam giới, làm về công nghệ thì quà tặng là các sản phẩm công nghệ; công ty phần đông là nữ giới, thích nấu nướng, chăm sóc gia đình thì các món quà làm bếp giá trị như nồi chiên không dầu, lò nướng…
• Giúp nhân viên chuẩn bị dụng cụ trang trí: sau khi phát động cuộc thi và nêu ra những yêu cầu, bộ phận tổ chức sẽ cho nhân viên thời gian lên ý tưởng cũng như danh sách những món đồ cần mua. Công ty sẽ chuẩn bị đủ dụng cụ để các bạn trang trí, phục vụ cuộc thi.
• Dành thời gian cho phần trang trí trung thu: công ty sẽ dành ra một buổi chiều hoặc vài tiếng trong giờ hành chính phục vụ hoạt động này. Nhân viên sẽ có thời gian thoải mái để tham gia và cùng nhau sáng tạo, kết nối nhiều hơn.

7. Thả đèn ước nguyện

Thả đèn trời là một trong những nét văn hoá của người Trung Hoa vào mỗi dịp trăng rằm tháng 8. Những chiếc đèn bằng giấy, thắp nến ở giữa “chở” theo ước nguyện, hoà cùng ánh trăng vàng làm rực sáng cả bầu trời, gửi gắm những thỉnh cầu của người dân đến các vị thần linh. Tại Việt Nam, thay vì thả đèn trời, người dân làm thành dạng đèn hoa đăng, cũng có nến và những lời cầu nguyện và thả trôi theo bờ sông.

Tại công ty, bạn có thể thực hiện ý tưởng Trung thu này theo cả 2 cách, thả đèn trời hoặc đèn hoa đăng đều được. Hoạt động thả đèn sẽ là một phần trong sự kiện Trung thu của công ty, cụ thể:

• Ý tưởng 1: Kết hợp cùng tiệc Trung thu vào buổi tối, nhân viên được thưởng thức các món ăn ngon, đắm chìm trong không gian âm nhạc và lắng đọng với phần thả đèn ước nguyện.
• Ý tưởng 2: Kết hợp cùng hoạt động Reflection: uống trà - ngắm trăng - thả đèn. Với quy mô nhân sự không quá đông (dưới 40 người), bạn tổ chức một buổi tối “đoàn viên”, có bánh, có trà; mọi người cùng ngồi trong một vòng tròn lớn, cùng chia sẻ, chuyện trò, chơi những trò chơi cảm xúc và kết thúc bằng cách thả đèn ước nguyện.

Tuy nhiên, ý tưởng thả đèn này chỉ phù hợp thực hiện vào buổi tối và đòi hỏi một không gian hợp lý. Dù thả đèn trời lên trời hay thả đèn hoa đăng xuống nước, bạn cần được sự cho phép cho ban quản lý khu vực đó và kiểm soát tốt về các rủi ro có thể xảy ra.

8. Khám phá Trung thu tại các nước

Có thể bạn đã biết, Trung thu bắt nguồn từ văn hoá Trung Quốc, Việt Nam và một số nước khác trong khu vực như Thái Lan, Malaysia, Philippines… cùng hưởng ứng và biến Trung thu thành ngày “tết” truyền thống của họ. Nhưng bạn có biết những nước ấy tổ chức Trung thu như thế? Họ có ăn bánh trung thu, có rước đèn, phá cỗ như nước mình? Hay các nước ở châu Âu có Trung thu không?

Thay vì một buổi tiệc với những hoạt động ăn uống, vui chơi đơn thuần, dịp Trung thu, bộ phận HR, Employee Engagement… sẽ mang Trung thu tại các nước vào văn phòng thông qua hoạt động triển lãm và trò chơi.

Hướng dẫn chuẩn bị

• Xác định chủ đề chính và phạm vi nội dung của triển lãm. Chẳng hạn: Khám phá cách tổ chức Trung thu tại các nước Đông Nam Á.
• Tìm tư liệu và triển khai thiết kế, bố trí không gian triển lãm. Tuỳ quy mô và diện tích văn phòng, bạn có những cách trình bày khác nhau. Có thể là một bức tường có hình ảnh và vài dòng giới thiệu về cách làm của nước đó hoặc trình chiếu trên các tivi xung quanh văn phòng; hoặc triển khai trên những nền tảng tổ chức triển lãm online.
• Không gian triển lãm nên hoàn thiện trước Trung thu, ít nhất 3 ngày để tất cả nhân viên đều có thể tham quan vào bất cứ lúc nào họ rảnh.
• Trong ngày tổ chức hoạt động Trung thu, ban tổ chức lồng ghép các nội dung từ không gian triển lãm vào phần trò chơi, thông qua các câu hỏi trắc nghiệm để mọi người cùng khắc sâu và ấn tượng hơn với Trung thu các quốc gia khác.

Lưu ý: Ý tưởng này đòi hỏi sự đầu tư chuẩn bị từ bộ phận tổ chức về cả chất liệu và không gian triển lãm. Vì vậy, khi thực hiện, PITO khuyến khích bạn tìm kiếm sự hỗ trợ từ các cộng sự trong công ty hoặc phòng thiết kế cho phần hình ảnh và không gian. Biết đâu một cộng sự nào đó đã từng tham gia Trung thu tại một nước khác, góc nhìn từ người thật, việc thật sẽ tạo ấn tượng tốt hơn cho buổi triển lãm của bạn đấy!

9. Tạo không gian Trung thu truyền thống

Trung thu xưa và Trung thu nay có những điểm giao thoa, tương đồng nhưng cũng có những điểm đã được cách tân, hiện đại hoá. Những nét truyền thống phần nào bị mai một, ít phổ biến, ít được thực hiện. Một không gian Trung thu truyền thống tại văn phòng chắc chắn sẽ tạo nên hiệu ứng tích cực, khiến nhân viên đầy hứng thú!

Các hoạt động Trung thu truyền thống, bạn có thể thực hiện:

• Hướng dẫn nhân viên làm tò he
• Cùng làm/vẽ mặt nạ Trung thu
• Làm đèn trung thu, đèn ông sao
• Chuẩn bị các món đồ chơi Trung thu truyền thống như đèn lồng, đèn ông sao, đèn con thỏ, đèn kéo quân, đầu sư tử, trống, mũ công chúa, lẵng thiên nga… vừa trưng bày, vừa để tặng nhân viên.
• Bày trí mâm cỗ đẹp mắt để nhân viên phá cỗ.
• Múa lân sư rồng
• Tổ chức trò chơi Trung thu dân gian

Mỗi hoạt động vừa nêu là một khu vực, một gian hàng hoặc là một trạm trong chuỗi hoạt động trung thu. Với ý tưởng tổ chức này, PITO khuyến khích bạn mời người nhà nhân viên cùng tham gia, đặc biệt là các bé nhỏ, con nhân viên, để các bé có thể cảm nhận được không khí Trung thu xưa.

10. 1 giờ tan làm sớm

Trong các ngày lễ đặc biệt, một số công ty, doanh nghiệp đã áp dụng ý tưởng “tan làm sớm” như một món quà tặng nhân viên. Và với ngày “Tết đoàn viên” 1 giờ tan làm sớm thực sự là ý tưởng Trung thu phù hợp, để nhân viên được trở về nhà, được quây quần và gắn kết hơn với gia đình.

Tuỳ theo tính chất công việc và đặc thù công ty, bộ phận Nhân sự cùng ban lãnh đạo sẽ đề xuất mức thời gian hợp lý, 1 giờ chỉ là ước lượng. Nếu công ty bạn đang áp dụng mô hình làm việc Hybird (kết hợp làm việc tại văn nhà và làm từ xa) thì ngày Trung thu nhân viên có thể làm việc ở nhà. Với những công việc đặc thù, nhân viên làm theo ca, bộ phận quản lý sẽ có những sắp xếp hợp lý, đảm bảo tất cả nhân viên đều có thời gian “đoàn viên” cùng người thân trong ngày trăng tròn và đẹp nhất năm.

Lưu ý khi tổ chức Trung thu cho công ty

Để hoạt động trong ngày Trung thu trở nên hoàn hảo, bạn lưu ý một số vấn đề sau:

• Lên kịch bản chương trình từ tổng quát đến cụ thể để kế hoạch diễn ra trôi chảy và thuận lợi.
• Thời gian diễn ra chương trình vừa đủ, không quá ngắn cũng không quá dài, nên diễn ra trong khoảng 2 - 3 tiếng.
• MC chương trình nên được chuẩn bị kỹ càng, lời văn lịch sự, trang trọng và không kém phần hài hước, phong cách ăn mặc phù hợp với chủ đề Trung thu.
• Địa điểm diễn ra chương trình nên là tại văn phòng công ty để tạo sự thuận tiện và an toàn cho người tham gia.
• Bạn nên có sự báo trước và có thiệp mời để nhân viên sắp xếp thời gian tham dự và có thể đi cùng các thành viên trong gia đình.
• Bộ phận dàn dựng sân khấu có đầy đủ đội ngũ kỹ thuật điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng phù hợp với từng nội dung diễn ra.

Với các ý tưởng tổ chức Trung thu và chi tiết thực hiện PITO gợi ý, hy vọng quý công ty, các bạn HR, Admin có thêm thông tin để chuẩn bị và mang đến cho đơn vị mình một ngày Trung thu ý nghĩa, ấm cúng và “Tròn tình đoàn viên”, nhé!